نظام ERP مبني على طريقة عمل شركتك

نظام ERP يجمع عمليات الشركة في قاعدة بيانات واحدة: البيع يخصم من المخزون، والمخزون ينبّه المشتريات، والفاتورة تخرج بالصيغة التي تطلبها الهيئة، والمدير يرى كل ذلك في لوحة واحدة. المشكلة التي يحلها ليست «نقص برنامج»، بل تكرار الإدخال: نفس الطلب يُكتب في جدول المبيعات، ثم في دفتر المستودع، ثم في برنامج الفواتير، ثم في تقرير آخر الشهر.

كل نقطة إدخال إضافية مكان للخطأ والتأخير. وحين تكون البيانات في مكان واحد، تصبح الأسئلة اليومية سهلة: كم بعنا هذا الأسبوع في كل فرع؟ ما الأصناف التي ستنفد قبل وصول الشحنة؟ من الموظفون الذين لديهم عُهد لم تُسلَّم؟

1. طلب العميل
2. فاتورة بالصيغة المطلوبة
3. خصم من المخزون
4. تنبيه المشتريات
5. لوحة المدير

• تقرير آخر الشهر يأخذ أيامًا لأن أرقامه تُجمع من عدة جداول.
• المخزون في النظام لا يطابق المستودع، ولا أحد يعرف متى بدأ الفرق.
• موظف واحد يعرف «كيف تمشي الأمور»، وغيابه يوقف العمل.
• عملاؤك يسألون عن حالة طلباتهم، وفريقك يبحث في أكثر من مكان ليجيب.
• تضيف فرعًا أو مستودعًا جديدًا، وتكتشف أن الجداول لم تعد تكفي.

إذا انطبقت عليك علامتان أو أكثر، فالمشكلة غالبًا في تفرق البيانات، لا في الموظفين. وليس الحل دائمًا نظامًا جديدًا: أحيانًا يكفي ربط ما لديك.

اشترِ نظامًا جاهزًا إذا: كان عدد المستخدمين قليلًا، وإجراءاتك تشبه إجراءات أغلب الشركات في مجالك، والبرنامج يدعم المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، وواجهته بالعربية. في هذه الحالة البناء يكلفك أكثر ولا يضيف لك شيئًا، وسنقول لك ذلك في جلسة الاكتشاف.

ابنِ نظامًا خاصًا إذا: كانت طريقة عملك نفسها ميزتك أمام المنافسين، أو كان فريقك يصرف وقتًا كل يوم في الالتفاف على قيود البرنامج، أو تحتاج أن تملك البيانات والنظام وتستضيفه حيث تريد دون رسوم لكل مستخدم.

أي نظام فواتير في السعودية اليوم يجب أن يراعي الفوترة الإلكترونية: المرحلة الأولى (الإصدار) سارية منذ 4 ديسمبر 2021، والمرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل، بدأت في 1 يناير 2023 على موجات، وتبلغ الهيئة كل مكلف بموجته قبل ستة أشهر على الأقل1. وفي المرحلة الثانية يجب أن يكون الحل مرتبطًا بأنظمة الهيئة2.

وقد لا تكون شركتك في انتظار الإشعار أصلًا: آخر موجة على صفحة الهيئة يوم قرأناها هي الموجة 25، للإيرادات السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة التي تزيد على 187,500 ريال، وموعد ربطها 1 فبراير 20271. فإذا كانت شركتك قد بُلّغت بموجتها أو مضى موعدها، نضع الربط مع منصة فاتورة في أول الخطة لا في آخرها.

لذلك نبني الفوترة في النظام من اليوم الأول بحيث تصدر الفواتير الضريبية والمبسطة بالبيانات التي تطلبها المرحلة الثانية، ثم نفعّل الربط مع منصة فاتورة. التفاصيل التقنية للاعتماد والإبلاغ والختم في صفحة الربط مع زاتكا.

• عدد الوحدات وما تحتاجه كل واحدة: مخزون بمستودع واحد غير مخزون بعدة فروع وتحويلات بينها.
• مدى اختلاف إجراءاتك: كلما ابتعدت عن المعتاد زاد العمل، وهذا بالضبط ما يبرر البناء.
• الربط مع أنظمة أخرى: منصة فاتورة، متجرك الإلكتروني، نقاط البيع، البنك، واتساب.
• نقل البيانات من النظام الحالي وتنظيفها: أصناف مكررة، عملاء بأسماء مختلفة، أرصدة افتتاحية.
• الصلاحيات والتقارير: من يرى ماذا، ومن يعتمد ماذا، وما اللوحات التي يحتاجها كل مدير.
• الاستضافة والتعديلات بعد الإطلاق: الاستضافة تشتريها أنت ونجهّزها لك، والتعديلات بعد الإطلاق نتفق عليها ونسعّرها بحسب حجمها.

بعد جلسة الاكتشاف نرسل نطاق عمل مكتوبًا بالوحدات والمراحل، مع عرض سعر ومدة لكل مرحلة. ولا تبدأ أي مرحلة إلا بعد موافقتك عليها.

1. جلسة اكتشاف: نمشي معك على يوم عمل كامل في شركتك، من الطلب حتى التحصيل، ونكتب أين يتكرر الإدخال وأين يضيع الوقت.
2. نطاق عمل مكتوب: الوحدات والصلاحيات والتقارير والربط، مقسمة على مراحل، لكل مرحلة نتيجة تراها وتستخدمها.
3. نبني المرحلة الأولى عادة حول أكثر عملية تؤلمك، ونطلقها لفريق صغير قبل التعميم.
4. ننقل البيانات وننظفها معك، ونشغل النظامين بالتوازي فترة قصيرة حتى تثق بالأرقام.
5. نكمل باقي المراحل وندرب الفريق، وبعد الإطلاق ننفذ التعديلات التي تحتاجها باتفاق وسعر واضحين.

النظام يحمل بيانات عملائك وموظفيك وأسعارك، وهي أثمن ما لديك. ويعمل على استضافة تملكها أنت، ويمكن أن تكون داخل المملكة، ونحن نجهّزها لك. والنظام والبيانات ملكك، وتستطيع تصدير البيانات متى شئت. وإذا اقتضى أي جزء خدمة خارج المملكة، فنقل البيانات الشخصية خارجها تحكمه المادة 29 من نظام حماية البيانات الشخصية، ومن شروطها أن يقتصر على الحد الأدنى من البيانات اللازمة4، وتفصّل لائحة سدايا لنقل البيانات خارج المملكة أحكامه، ومنها تقييم المخاطر في حالات معينة3.